Bài viết này chúng tôi xin chia sẻ tới các bạn kế toán một số lưu ý khi viết hóa đơn cho khách hàng như sau:
Trên mỗi tờ hóa đơn, người viết hóa đơn chỉ được dùng một màu mực, loại mực không phai để viết hóa đơn và không được sử dụng mực đỏ.
- Màu mực dùng để viết hóa đơn
Trên mỗi tờ hóa đơn, người viết hóa đơn chỉ được dùng một màu mực, loại mực không phai để viết hóa đơn và không được sử dụng mực đỏ.
Đồng thời, tuyệt đối không tẩy xóa, sửa chữa trên tờ hóa đơn; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
2. Ghi thêm chữ nước ngoài trên hóa đơn
Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Ghi ngày, tháng, năm trên hóa đơnTiêu thức “Ngày tháng năm” trên hóa đơn không đồng nhất với ngày mà người viết hóa đơn bắt đầu viết hóa đơn đó.“Ngày tháng năm” trên hóa đơn phải được ghi đúng theo nguyên tắc được hướng dẫn tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.4. Ghi thông tin người mua khi họ không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin
Trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp các thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế” tại tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” trên tờ hóa đơn.
5. Ghi thuế suất thuế Giá trị gia tăng trên hóa đơn
Người viết hóa đơn phải ghi rõ thuế suất áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ được bán ra của mình là 0% hoặc 5% hoặc 10%.
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì không ghi thuế suất mà gạch chéo lại vị trí ghi thuế suất.
6. Hóa đơn chỉ cần ký tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” hoặc “Người bán hàng”
Người ký tên trên tiêu thức “Người bán hàng” phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và đóng dấu lên chữ ký.
Trường hợp người này không ký được thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Theo quy định, đối với trường hợp trên hóa đơn GTGT của đơn vị có đồng thời cả 2 tiêu thức “Người bán hàng” (ký, ghi rõ họ tên) và “Thủ trưởng đơn vị” (ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) nếu Thủ trưởng đơn vị đã ký tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì không cần ký vào tiêu thức “Người bán hàng” trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái hóa đơn.
Tương tự, trong tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người ký phải là người mua (nếu là cá nhân) hoặc đại diện hợp pháp của người mua (nếu là tổ chức; hoặc người được người mua ủy quyền ký hóa đơn).
Trường hợp người mua hàng mua hàng qua mạng, fax, điện thoại thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
