Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Theo điều 8, Nghị định 74/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 có quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ chi tiết như sau:
Theo điều 8, Nghị định 74/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 có quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ .
- Chứng từ phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của phòng kế toán.
- Chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định, báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án, liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán. hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà nước.
- Chứng từ kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn.
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.
- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lên cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.